Alles over software contract onderhandelingen & 10 tips!
Succesvolle services op het gebied van software contract onderhandelingen zijn van cruciaal belang binnen uw organisatie. Maar de juiste licenties kopen tegen de juiste prijs is een uitdaging, en het wordt alleen maar ingewikkelder. Softwareleveranciers bieden steeds veranderende en ingewikkelde contractvoorwaarden. Verantwoordelijke medewerkers houden zich hier niet dagelijks mee bezig, waardoor het moeilijk is om tot de meest optimale deal te komen. Hier leest u alles over software contract onderhandelingen en 10 handige tips voor een succesvolle software contract onderhandeling.
Wat is een software contract onderhandeling?
Heeft u binnenkort een software contract onderhandeling op de planning staan? Maak dan goed gebruik van onze kennis en tips om ervoor te zorgen dat u goed voorbereid bent. Doe onderzoek naar de marktomstandigheden en standaardvoorwaarden in uw branche, stel duidelijke doelen op, wees flexibel en maak gebruik van onderhandelingstechnieken om uw positie te versterken. Als u niet vertrouwd bent met het onderhandelen over contracten, overweeg dan om professioneel advies in te winnen van een onafhankelijke expert. Met deze tips in het achterhoofd, bent u klaar om succesvol te onderhandelen over uw software contract.
Moet uw contract verlengd worden?
Download onze eGuide en voorkom de 5 meest gemaakte fouten bij contractverlengingen. Lees de meest recente adviezen met betrekking tot het onderhandelen met uw softwareleverancier over de beste prijs-kwaliteitverhouding en optimale voorwaarden.
Kan ik onderhandelen over mijn software contract?
Ja, je kunt onderhandelen over de termen van je software contract. Het is een goed idee om je eigen belangen en eisen duidelijk te maken aan de andere partij en om te proberen tot een gemeenschappelijk begrip te komen van wat er verwacht wordt. Het kan ook nuttig zijn om hulp te vragen aan een onafhankelijke expert om te helpen bij het onderhandelingsproces en om ervoor te zorgen dat alle belangrijke zaken worden besproken en opgenomen in het contract.
Houd er rekening mee dat je niet altijd alles kunt krijgen wat je wilt en dat er soms compromissen moeten worden gesloten. Het is daarom belangrijk om realistisch te zijn over wat haalbaar is en om een goed evenwicht te vinden tussen het behartigen van je eigen belangen en het vinden van een oplossing die werkt voor alle partijen.
Verschil SaaS- en software onderhandelingen?
Ja, er kan een verschil zijn tussen software as a service (SaaS) contract onderhandelingen en gewone software contracten. SaaS is een vorm van softwarelevering waarbij de software via het internet wordt aangeboden en gebruikt wordt door de klanten op een abonnementsbasis, in plaats van dat de software wordt gekocht en geïnstalleerd op een lokale computer.
SaaS contract onderhandelingen kunnen anders zijn dan gewone software contracten omdat er meestal andere zaken besproken moeten worden, zoals de manier waarop de software wordt geleverd, de licentiekosten en de service- en ondersteuningsniveaus. Het is daarom belangrijk om goed op de hoogte te zijn van de specifieke eisen en behoeften van je organisatie en om deze duidelijk te communiceren tijdens de onderhandelingen.
Trusted by government and businesses
SaaS onderhandelingen?
Wij hebben de kennis en ervaring om u te helpen bij het onderhandelen van de best mogelijke voorwaarden.
Waarom moet ik onderhandelen over mijn software contract?
Er zijn verschillende redenen waarom het belangrijk kan zijn om onderhandelingen te voeren over een software contract. Hieronder geef ik een aantal voorbeelden:
- Het vastleggen van specifieke eisen en wensen: Tijdens de onderhandelingen kun je duidelijk maken wat je verwacht van de software en hoe het moet functioneren. Dit kan helpen om miscommunicatie of verwachtingen te voorkomen.
- Het bepalen van de scope van het project: Door onderhandelingen kun je de scope van het project beter bepalen en hier afspraken over maken. Zo kun je bijvoorbeeld afspraken maken over wat wel en niet inbegrepen is in het project.
- Het bepalen van budgetten en planning: Door onderhandelingen kun je afspraken maken over het budget dat beschikbaar is voor het project en de planning voor de ontwikkeling en levering van de software. Dit kan helpen om te voorkomen dat er onverwachte kosten of vertragingen ontstaan.
- Het vastleggen van verantwoordelijkheden: Door onderhandelingen kun je afspraken maken over de verantwoordelijkheden van beide partijen, bijvoorbeeld wie verantwoordelijk is voor het testen van de software of wie de software zal onderhouden.
In samenvatting: onderhandelingen over een software contract kunnen helpen om duidelijkheid te creëren en afspraken te maken over belangrijke aspecten van het project, wat kan helpen om problemen te voorkomen en het project succesvol te laten verlopen.
Voorbereiding contract onderhandelingen
Het is belangrijk om goed voorbereid te zijn voordat u begint met onderhandelen over een contract. Hier zijn enkele tips om u te helpen bij het onderhandelen:
- Do your research: Maak uzelf vertrouwd met de marktomstandigheden en de standaardvoorwaarden voor contracten in uw branche. Dit kan u helpen om een realistisch en redelijk aanbod te doen.
- Stel duidelijke doelen op: Bedenk wat uw belangrijkste doelen zijn voordat u begint met onderhandelen. Dit kan u helpen om gerichter te onderhandelen en om te voorkomen dat u te veel toegeeft.
- Wees flexibel: Wees bereid om te onderhandelen over verschillende aspecten van het contract, zoals de looptijd, de vergoeding en de afspraken over aanpassingen aan het contract.
- Maak gebruik van onderhandelingstechnieken: Er zijn verschillende technieken die u kunt gebruiken om uw positie te versterken tijdens het onderhandelen, zoals het vragen om tijd om na te denken, het aanbieden van een tegenvoorstel of het laten zien van alternatieven.
- Zoek professioneel advies: Als u niet vertrouwd bent met het onderhandelen over contracten, overweeg dan om hulp te zoeken van een onafhankelijke expert die ervaring heeft met het onderhandelen van contracten.
Microsoft contract onderhandeling
Er zijn enkele belangrijke dingen waar u rekening mee moet houden tijdens bijvoorbeeld een Microsoft Enterprise Agreement contract onderhandeling:
- Doelen: Bedenk wat uw belangrijkste doelen zijn voordat u begint met onderhandelen. Dit kan u helpen om gerichter te onderhandelen en om te voorkomen dat u te veel toegeeft.
- Licenties: Bespreek hoeveel licenties u nodig heeft en welke producten u wilt licentiëren. Wees ervan bewust dat het aantal licenties dat u koopt bepalend is voor de prijs van het contract.
- Looptijd: Overweeg hoe lang u het contract wilt laten lopen. Een langere looptijd kan leiden tot lagere prijzen, maar het kan ook betekenen dat u gebonden bent aan het contract voor een langere periode.
- Vergoeding: Bespreek de vergoeding die u wilt betalen voor het contract. Overweeg of u wilt betalen op basis van een vast tarief of op basis van het aantal gebruikers.
- Ondersteuning: Zorg ervoor dat de ondersteuning die wordt aangeboden in het contract aansluit bij uw behoeften.
- Wijzigingen: Bespreek hoe wijzigingen in het contract kunnen worden aangebracht en hoe deze gecommuniceerd zullen worden.
- Overeenkomst: Zorg ervoor dat u het contract volledig begrijpt voordat u het tekent, en zorg ervoor dat alle afspraken duidelijk zijn opgeschreven.
10 tips voor software contract onderhandelingen
1. Vergelijk de prijzen voordat u softwarecontracten verlengt of nieuwe software aanschaft
Softwareprijzen zijn over het algemeen niet vast, waardoor het moeilijk is om te weten of u een eerlijke deal krijgt. Het is niet ongewoon dat twee gelijkwaardige bedrijven die gelijkwaardige aankopen doen, sterk verschillende prijzen betalen, soms tot 50% verschil! En licentievoorwaarden zijn complex en heel erg veranderlijk.
IT prijs benchmark analyse werkt als een bescherming tegen overbesteding. Als u weet wat uw concurrenten betalen, kunt u onderhandelen over gelijke of betere prijzen dan de beste in de markt. Organisaties gebruiken benchmarking om buitensporige kosten te vermijden, wijzigingen in prijzen en licenties van leveranciers bij te houden en datagestuurde onderhandelingen met leveranciers te voeren.
2. Analyseer uw gebruik en optimaliseer uw softwarelicenties
De meest effectieve besparingsstrategieën vinden vaak al plaats voordat de onderhandelingen beginnen. Een goed voorbeeld: het optimaliseren van softwarelicenties. Veel bedrijven geven te veel uit door te veel licenties, abonnementen of te uitgebreide suites te kopen dan ze nodig hebben. Om dat te voorkomen, moet u duidelijk inzicht hebben in de licentieopties (inclusief de kostenimplicaties van zaken als virtualisatie en indirecte toegang) die het best bij uw specifieke behoeften passen. Als u geen expertise in huis heeft, raadpleeg dan onafhankelijke softwarelicentie-experts van derden (zoals die van Blackbelt XP).
3. Stel procedures op over wie tijdens de software contract onderhandelingen met de leverancier mag communiceren
Een team dat werkt vanuit één draaiboek is essentieel voor sterke contractonderhandelingen over softwarelicenties. Uw software-aankoop heeft waarschijnlijk meerdere belanghebbenden, elk met hun eigen doelen en communicatiestijlen. Softwareleveranciers zijn bedreven in het uitbuiten van deze verschillen.
Daarom moet u het intern eens worden over de procedures voordat u gaat onderhandelen. Wie is de contactpersoon van uw bedrijf voor de verkoper? Mogen andere mensen met de verkoper communiceren? Zo niet, hoe moeten zij dan hun behoeften kenbaar maken aan uw interne woordvoerder? En wat moeten managers doen als de verkoper probeert rechtstreeks contact met hen op te nemen? Uw leverancier heeft een proces voor het onderhandelen over software contracten; dat zou u ook moeten hebben.
4. Onderhandel over gunstige verlengingsvoorwaarden en stel verlenging niet uit tot het laatste moment
De prijs staat vaak voorop bij een software contract verlenging, maar het is een vergissing om de verlengingsvoorwaarden over het hoofd te zien. Die bepalen hoeveel u in de toekomst betaalt. En verkopers weten dat als uw bedrijf eenmaal vastzit aan een contract, u eerder geneigd bent de overeenkomst te verlengen dan ergens anders heen te gaan. Als u niet op de verlengingsvoorwaarden let, betaalt u wellicht hogere tarieven bij verlenging. Overweeg met uw leverancier te onderhandelen over maxima voor jaarlijkse prijsverhogingen en verlengingen.
Denk ook aan de voorwaarden die gelden als u een contract niet verlengt. Misschien moet u van leverancier veranderen als uw behoeften veranderen, en dat is gemakkelijker als u al gunstige opzeggings- en overgangsbepalingen hebt bedongen waarin de verantwoordelijkheden en ondersteuning duidelijk zijn vastgelegd.
En wacht niet tot het laatste moment met verlengen! De conventionele wijsheid was vroeger dat wachten tot het einde van het kwartaal of jaar van uw leverancier een slimme manier was om op het laatste moment concessies af te dwingen. Maar dat is niet altijd waar; die drukke periode voor uw leverancier kan het nog moeilijker maken om hem te bereiken en een gunstig contract af te sluiten. Timing kan worden gebruikt als hefboom, maar zorg ervoor dat u genoeg over uw leverancier weet om het in uw voordeel te gebruiken.
5. Verduidelijk gebundelde prijzen
Gebundelde prijzen, waarbij meerdere SKU’s in één pakket worden gecombineerd, zijn gebruikelijk bij softwarelicenties. Het kan echter moeilijk voor u zijn om te zien waar u precies voor betaalt en wat de waarde van elk onderdeel is. Bundels worden vaak opgevuld met shelfware die u nooit zult gebruiken, maar die u als een ‘gratis’ toevoeging wordt aangeboden. Dat verhoogt alleen de onderhoudskosten zonder echte waarde toe te voegen.
Maak duidelijk wat u krijgt (en wat u betaalt) door verkopers te vragen naar de prijzen en kortingen per artikel. Zo kunt u de waarde van elk item beoordelen en een meer gedetailleerde benchmarkanalyse uitvoeren.
6. Weeg het voordeel af van contracten op langere termijn om betere prijzen te krijgen
Iedereen die ooit een gsm-contract heeft afgesloten, weet dat je betere prijzen krijgt als je je voor een langere termijn vastlegt. Dat is bij softwarelicenties niet anders. Veel leveranciers gaan akkoord met lagere prijzen in ruil voor blijvende loyaliteit en gegarandeerde inkomsten. Maar evalueer het contract zorgvuldig! Het aangaan van een minder-dan-ideaal contract kan uw bedrijf geld kosten en uw toekomstige opties beperken.
7. Weet hoeveel ondersteuning u nodig heeft en overweeg aanbieders van ondersteuning door derden
Gooi uw geld niet weg door meer onderhoud en ondersteuning te kopen dan u nodig heeft. Softwareleveranciers verkopen u graag een ‘premium’ ondersteuningspakket, maar zou de standaardversie aan uw behoeften voldoen? Voordat u over een software contract onderhandelt, moet u precies weten welke ondersteuning u nodig heeft. Informeer u ook over de opties die uw leverancier biedt.
En sluit ondersteuning door derden niet uit! Dit gebied breidt zich snel uit, en veel aanbieders bieden dezelfde of betere ondersteuning dan verkopers, vaak tegen veel lagere prijzen.
8. Voer een prijsbenchmarkanalyse uit op tariefkaarten voor professionele diensten
Grote softwarecontracten gaan vaak gepaard met materiële implementatiekosten die op basis van tijd en materialen in rekening worden gebracht. Voordat u hiermee akkoord gaat, moet u een gedetailleerd projectplan krijgen waarin de projectmiddelen, het talent, de tijd en de mijlpalen worden geschetst. Dit plan moet een tariefkaart bevatten voor de verschillende rollen. Het uitvoeren van een prijsbenchmarkanalyse op de tariefkaart kan u helpen te dure rollen te identificeren waarover u kunt onderhandelen of die u zelfs kunt schrappen.
9. Zorg ervoor dat u compliance bent met bestaande softwarelicenties
Leveranciers gebruiken de verlenging van softwarecontracten vaak als een gelegenheid om de compliancy van uw softwarelicenties te evalueren. Daarom moet u compliant zijn voordat u over uw verlenging onderhandelt.
De meeste compliance-overtredingen zijn per ongeluk. Het is gemakkelijk om een licentie verkeerd te gebruiken, productgebruiksrechten verkeerd te interpreteren of onbedoelde gevolgen te ondervinden van het upgraden of downgraden van licentietypen. De meeste audits brengen niet-naleving aan het licht die leidt tot hoge boetes.
Om die situatie te voorkomen, voert u een interne audit uit – een License Position Assessment – om potentiële risico’s te identificeren en op te lossen. En doe dit ruim voor uw volgende verlenging of true-up zodat u voldoende tijd heeft om eventuele problemen op te lossen.
10. Begrijp de contractclausules die software licentie audits begeleiden
Zorg ervoor dat alle auditrechten duidelijk in uw contract zijn vastgelegd en overeengekomen. Deze moeten zaken omvatten als welke tools zullen worden gebruikt, welke gegevens moeten worden verstrekt, welke bronnen kunnen worden gecontroleerd en hoe geschillen zullen worden bemiddeld. Als u deze controlerechten en -procedures begrijpt, kunt u ze gebruiken om uw interne audit te sturen en boetes te vermijden.
Ondersteuning Multi-Vendor contract onderhandelingen
Onze experts op het gebied van licentieoptimalisatie kunnen u door het hele proces begeleiden: van inzicht in uw huidige positie tot het optimaliseren van uw software-uitgaven en het beschermen van uw investering. Laat ons uw partner zijn en namens of met u te onderhandelen, zodat u zich kunt richten op het werk waar u goed in bent. Wij zijn volledig onafhankelijke experts, dus u kunt er zeker van zijn dat wij de beste deal voor uw bedrijf zullen sluiten.
Bent u op zoek naar professionele ondersteuning tijdens uw contract onderhandelingen voor o.a.: Microsoft, SAP, IBM, VMware, Red Hat of bijvoorbeeld AWS? Wij bieden deskundig advies om u te helpen bij het bereiken van uw doelen tijdens het onderhandelen. Of het nu gaat om een IT-contract, een software licentie of een ander type contract, wij hebben de kennis en ervaring om u te helpen bij het onderhandelen van de best mogelijke voorwaarden. Neem contact met ons op voor meer informatie over hoe wij u kunnen helpen bij het onderhandelen van uw volgende contract.
