Software contract onderhandelingen: 10 tips!

Succesvolle software contract onderhandelingen zijn van cruciaal belang binnen uw organisatie. Maar de juiste licenties kopen tegen de juiste prijs is een uitdaging, en het wordt alleen maar ingewikkelder. Softwareleveranciers bieden steeds veranderende en ingewikkelde contractvoorwaarden. Verantwoordelijke medewerkers houden zich hier niet dagelijks mee bezig, waardoor het moeilijk is om tot de meest optimale deal te komen. Hier zijn 10 tips voor een succesvolle software contract onderhandeling.

1. Vergelijk de prijzen voordat u softwarecontracten verlengt of nieuwe software aanschaft

Softwareprijzen zijn over het algemeen niet vast, waardoor het moeilijk is om te weten of u een eerlijke deal krijgt. Het is niet ongewoon dat twee gelijkwaardige bedrijven die gelijkwaardige aankopen doen, sterk verschillende prijzen betalen, soms tot 50% verschil! En licentievoorwaarden zijn complex en heel erg veranderlijk.

IT prijs benchmark analyse werkt als een bescherming tegen overbesteding. Als u weet wat uw concurrenten betalen, kunt u onderhandelen over gelijke of betere prijzen dan de beste in de markt. Organisaties gebruiken benchmarking om buitensporige kosten te vermijden, wijzigingen in prijzen en licenties van leveranciers bij te houden en datagestuurde onderhandelingen met leveranciers te voeren.

2. Analyseer uw gebruik en optimaliseer uw softwarelicenties

De meest effectieve besparingsstrategieën vinden vaak al plaats voordat de onderhandelingen beginnen. Een goed voorbeeld: het optimaliseren van softwarelicenties. Veel bedrijven geven te veel uit door te veel licenties, abonnementen of te uitgebreide suites te kopen dan ze nodig hebben. Om dat te voorkomen, moet u duidelijk inzicht hebben in de licentieopties (inclusief de kostenimplicaties van zaken als virtualisatie en indirecte toegang) die het best bij uw specifieke behoeften passen. Als u geen expertise in huis heeft, raadpleeg dan onafhankelijke softwarelicentie-experts van derden (zoals die van Blackbelt XP).

3. Stel procedures op over wie tijdens de software contract onderhandelingen met de leverancier mag communiceren

Een team dat werkt vanuit één draaiboek is essentieel voor sterke contractonderhandelingen over softwarelicenties. Uw software-aankoop heeft waarschijnlijk meerdere belanghebbenden, elk met hun eigen doelen en communicatiestijlen. Softwareleveranciers zijn bedreven in het uitbuiten van deze verschillen.

Daarom moet u het intern eens worden over de procedures voordat u gaat onderhandelen. Wie is de contactpersoon van uw bedrijf voor de verkoper? Mogen andere mensen met de verkoper communiceren? Zo niet, hoe moeten zij dan hun behoeften kenbaar maken aan uw interne woordvoerder? En wat moeten managers doen als de verkoper probeert rechtstreeks contact met hen op te nemen? Uw leverancier heeft een proces voor het onderhandelen over software contracten; dat zou u ook moeten hebben.

contract-renewal

Hulp nodig bij onderhandelingen over softwarecontracten?

4. Onderhandel over gunstige verlengingsvoorwaarden en stel verlenging niet uit tot het laatste moment

De prijs staat vaak voorop bij een software contract verlenging, maar het is een vergissing om de verlengingsvoorwaarden over het hoofd te zien. Die bepalen hoeveel u in de toekomst betaalt. En verkopers weten dat als uw bedrijf eenmaal vastzit aan een contract, u eerder geneigd bent de overeenkomst te verlengen dan ergens anders heen te gaan. Als u niet op de verlengingsvoorwaarden let, betaalt u wellicht hogere tarieven bij verlenging. Overweeg met uw leverancier te onderhandelen over maxima voor jaarlijkse prijsverhogingen en verlengingen.
Denk ook aan de voorwaarden die gelden als u een contract niet verlengt. Misschien moet u van leverancier veranderen als uw behoeften veranderen, en dat is gemakkelijker als u al gunstige opzeggings- en overgangsbepalingen hebt bedongen waarin de verantwoordelijkheden en ondersteuning duidelijk zijn vastgelegd.

En wacht niet tot het laatste moment met verlengen! De conventionele wijsheid was vroeger dat wachten tot het einde van het kwartaal of jaar van uw leverancier een slimme manier was om op het laatste moment concessies af te dwingen. Maar dat is niet altijd waar; die drukke periode voor uw leverancier kan het nog moeilijker maken om hem te bereiken en een gunstig contract af te sluiten. Timing kan worden gebruikt als hefboom, maar zorg ervoor dat u genoeg over uw leverancier weet om het in uw voordeel te gebruiken.

5. Verduidelijk gebundelde prijzen

Gebundelde prijzen, waarbij meerdere SKU’s in één pakket worden gecombineerd, zijn gebruikelijk bij softwarelicenties. Het kan echter moeilijk voor u zijn om te zien waar u precies voor betaalt en wat de waarde van elk onderdeel is. Bundels worden vaak opgevuld met shelfware die u nooit zult gebruiken, maar die u als een ‘gratis’ toevoeging wordt aangeboden. Dat verhoogt alleen de onderhoudskosten zonder echte waarde toe te voegen.

Maak duidelijk wat u krijgt (en wat u betaalt) door verkopers te vragen naar de prijzen en kortingen per artikel. Zo kunt u de waarde van elk item beoordelen en een meer gedetailleerde benchmarkanalyse uitvoeren.

6. Weeg het voordeel af van contracten op langere termijn om betere prijzen te krijgen

Iedereen die ooit een gsm-contract heeft afgesloten, weet dat je betere prijzen krijgt als je je voor een langere termijn vastlegt. Dat is bij softwarelicenties niet anders. Veel leveranciers gaan akkoord met lagere prijzen in ruil voor blijvende loyaliteit en gegarandeerde inkomsten. Maar evalueer het contract zorgvuldig! Het aangaan van een minder-dan-ideaal contract kan uw bedrijf geld kosten en uw toekomstige opties beperken.

Trusted by government and businesses

7. Weet hoeveel ondersteuning u nodig heeft en overweeg aanbieders van ondersteuning door derden

Gooi uw geld niet weg door meer onderhoud en ondersteuning te kopen dan u nodig heeft. Softwareleveranciers verkopen u graag een ‘premium’ ondersteuningspakket, maar zou de standaardversie aan uw behoeften voldoen? Voordat u over een software contract onderhandelt, moet u precies weten welke ondersteuning u nodig heeft. Informeer u ook over de opties die uw leverancier biedt.

En sluit ondersteuning door derden niet uit! Dit gebied breidt zich snel uit, en veel aanbieders bieden dezelfde of betere ondersteuning dan verkopers, vaak tegen veel lagere prijzen.

8. Voer een prijsbenchmarkanalyse uit op tariefkaarten voor professionele diensten

Grote softwarecontracten gaan vaak gepaard met materiële implementatiekosten die op basis van tijd en materialen in rekening worden gebracht. Voordat u hiermee akkoord gaat, moet u een gedetailleerd projectplan krijgen waarin de projectmiddelen, het talent, de tijd en de mijlpalen worden geschetst. Dit plan moet een tariefkaart bevatten voor de verschillende rollen. Het uitvoeren van een prijsbenchmarkanalyse op de tariefkaart kan u helpen te dure rollen te identificeren waarover u kunt onderhandelen of die u zelfs kunt schrappen.

9. Zorg ervoor dat u compliance bent met bestaande softwarelicenties

Leveranciers gebruiken de verlenging van softwarecontracten vaak als een gelegenheid om de compliancy van uw softwarelicenties te evalueren. Daarom moet u compliant zijn voordat u over uw verlenging onderhandelt.

De meeste compliance-overtredingen zijn per ongeluk. Het is gemakkelijk om een licentie verkeerd te gebruiken, productgebruiksrechten verkeerd te interpreteren of onbedoelde gevolgen te ondervinden van het upgraden of downgraden van licentietypen. De meeste audits brengen niet-naleving aan het licht die leidt tot hoge boetes.

Om die situatie te voorkomen, voert u een interne audit uit – een License Position Assessment – om potentiële risico’s te identificeren en op te lossen. En doe dit ruim voor uw volgende verlenging of true-up zodat u voldoende tijd heeft om eventuele problemen op te lossen.

10. Begrijp de contractclausules die software licentie audits begeleiden

Zorg ervoor dat alle auditrechten duidelijk in uw contract zijn vastgelegd en overeengekomen. Deze moeten zaken omvatten als welke tools zullen worden gebruikt, welke gegevens moeten worden verstrekt, welke bronnen kunnen worden gecontroleerd en hoe geschillen zullen worden bemiddeld. Als u deze controlerechten en -procedures begrijpt, kunt u ze gebruiken om uw interne audit te sturen en boetes te vermijden.

Hoe kan Blackbelt XP helpen?

Onze experts op het gebied van licentieoptimalisatie kunnen u door het hele proces begeleiden: van inzicht in uw huidige positie tot het optimaliseren van uw software-uitgaven en het beschermen van uw investering. Laat ons uw partner zijn en namens of met u te onderhandelen, zodat u zich kunt richten op het werk waar u goed in bent. Wij zijn volledig onafhankelijke experts, dus u kunt er zeker van zijn dat wij de beste deal voor uw bedrijf zullen sluiten. Neem contact met ons op voor een gratis en vrijblijvend gesprek.

Spreek onze expert

Wij zijn BLACKBELT XP

Wij verschaffen duidelijkheid en inzicht in de complexe wereld van softwarelicenties.