Een Software Contract Renewal uitgelegd

Checklist voor verlenging van uw contract

Voordat u uw licentiecontract vernieuwt, moet u rekening houden met de volgende punten:

1. Aantal. Hoeveel mensen gebruiken de software, en heeft u het juiste aantal licenties? Het juiste aantal is genoeg voor alle werknemers die er eén nodig hebben, maar niet meer dan er gebruikt wordt.
2. Voorkeuren van gebruikers. Bedrijven maken vaak de fout om software te licenseren zonder de eindgebruikers te vragen wat ze echt nodig hebben. Praat met de mensen die de software gebruiken. Hebben ze meer of andere functies nodig? Gebruiken ze liever een softwarepakket van een concurrent?
3. Versie. Bent u tevreden met de functies in de versie die u gebruikt? Als u meer functionaliteit nodig heeft (of een betere integratie met andere producten), overweeg dan een nieuwere versie van de software. Maar upgrade alleen als dat nodig is – het is niet nodig iets te veranderen dat werkt!
4. Ondersteuning. Betaalt u voor een support? Zo ja, maken uw medewerkers er gebruik van? Zorg ervoor dat ze op de hoogte zijn van de beschikbare ondersteuningsopties (zoals training of helpdesks) en betaal niet langer voor opties die uw bedrijf niet nodig heeft.
5. Keuze van software. We kennen allemaal de grote softwaremerken, maar soms heeft een minder bekende concurrent de functies die u nodig heeft voor een lagere prijs. Kijk verder waar mogelijk en overweeg uw opties.
6. Aankoopmethode. Heeft u de licenties in eigendom of betaalt u voor maandelijkse abonnementen? Veel softwarebedrijven zijn overgestapt op een abonnementsmodel, waardoor u eenvoudiger licenties kunt toevoegen of verwijderen. Maar als u weet dat u op lange termijn een bepaald aantal licenties nodig zult hebben, zijn er dan mogelijkheden om de software rechtstreeks te kopen en zo de maandelijkse kosten te drukken?
7. Contract. Het lezen van softwarecontracten is voor niemand een pretje, maar het kan u cruciale informatie opleveren. Zit u vast aan meerdere licenties, een bepaalde prijs of onnodige service? Lees nieuwe contracten (inclusief verlengingscontracten) grondig door, zodat u weet waar u mee akkoord gaat.

Opties voor verlengen van uw licentiecontract

Nu u weet wat u bezit en wat u nodig heeft, bent u klaar om beslissingen te nemen over een software renewal. Dit zijn uw opties:

1. Beëindig het contract. Als u een softwarepakket niet gebruikt of een betere optie ziet, kunt u weigeren om het aan het einde van de contractperiode te verlengen.
2. Verleng uw bestaande overeenkomst. Als u tevreden bent met de status quo, kunt u gewoon uw bestaande overeenkomst verlengen. Maar zorg ervoor dat u de kleine lettertjes leest! En verleng alleen als u zeker weet dat de software en voorwaarden geschikt zijn voor uw bedrijf.
3. Onderhandel over een nieuw softwarecontract. Als u de software wilt blijven gebruiken, maar upgrades, andere servicevoorwaarden of meer of minder licenties wilt, kunt u onderhandelen over een nieuw softwarecontract. Het is duurder voor een bedrijf om een nieuwe klant aan te trekken dan een bestaande klant te behouden, dus u heeft misschien meer invloed dan u denkt.

Wat kan Blackbelt XP voor u doen?

Met Data Analytics & Recovery Recommendations van Blackbelt XP  bieden we u inzicht in uw licentie infrastructuur en adviseren wij u om ervoor te zorgen u volledig compliant bent. Uiteindelijk bespaart u op uw licentiekosten. Deskundig advies en meer inzicht in uw licentiepositie en Cloud uitgaven stellen u in staat om de beste resultaten te behalen bij het onderhandelen met uw software leverancier.

Dit proces bestaat uit 3 stappen:

1. Data Analyse: Dataverzameling omtrent uw licenties
2. Expert analyse: onze experts structureren en analyseren uw gegevens om u de informatie te geven die u nodig heeft om de meest strategische beslissingen te nemen
3. Aanbevelingen: gebruik het advies in ons actiegerichte rapport om controle te nemen, kosten te besparen en compliance risico’s te vermijden

Gebruik de inzichten om uw softwareomgeving te optimaliseren

Onze experts helpen u een gedetailleerd stappenplan te ontwikkelen en de ideale optimalisatiestrategie uit te werken. Zodra de strategie is voltooid, zullen wij u helpen de beste softwareleveranciers voor uw bedrijf te selecteren en namens u over contracten te onderhandelen.

In tegenstelling tot andere organisaties op het gebied van software licentie advies, is Blackbelt XP volledig onafhankelijk. Wij hebben geen partnerships of relaties met software bedrijven, dus u kunt er zeker van zijn dat u de best mogelijke voorwaarden krijgt.

Laat ons u helpen de beste resultaten voor uw bedrijf te behalen!