De basis van succesvol (SaaS) licentie management

Wat is (SaaS) licentie management?

(SaaS) licentie management is een systeem en proces waarmee organisaties hun softwarelicenties en SaaS-abonnementen beheren. Met als doel om wat softwaregebruik betreft aan de behoefte van de gebruikers te voldoen, om compliant naar de softwareleveranciers te zijn en om tegelijkertijd de kosten van software zo laag mogelijk te houden.

Essentiële onderdelen van software licentie management

Software licentie management is nauw verweven met de aard en automatiseringsstrategie van organisaties en daardoor is er geen one-size-fits-all. Een gemeenteorganisatie werkt nu eenmaal anders dan een machinebouwer of recruiting agency. Daardoor beheren organisaties hun licenties verschillend, maar uit de praktijk blijkt dat dit de essentiële onderdelen van SaaS management zijn:

• Bepalen van hoeveel licenties nodig zijn.
  Dit is een continu proces omdat er nieuwe gebruikers bijkomen of omdat de behoefte verandert.
• Monitoren en analyseren van gebruikte licenties.
  Hoeveel licenties zijn er? Worden ze allemaal gebruikt en hoe vaak? En zijn het wel de juiste licenties? Zijn ze bijvoorbeeld niet te uitgebreid en kunnen beperktere en goedkopere licenties ook?
• Optimaliseren van de beschikbare licenties.
  Telkens op basis van de monitoring en analyse het aantal licenties aanpassen zodat behoefte en gebruik optimaal op elkaar aansluiten.

Optionele onderdelen licentiemanagement

Verder voegen organisaties deze onderdelen naar behoefte aan hun licentiemanagement toe:

• Verzamelen van softwarelicentiegegevens standaardiseren.
  Om het proces van bepalen, analyseren en optimaliseren zo efficiënt mogelijk of zelfs geautomatiseerd uit te voeren.
• Opsporen van cyberdreigingen.
  Welke risico’s lopen gebruikers en organisaties? En hoe voorkomt een organisatie bijvoorbeeld dat het slachtoffer van ransomware wordt?
• Voorkomen van audits.
  Door softwareleveranciers bij licentiebeheer te betrekken en inzicht te geven, kunnen organisaties tijdrovende audits door leveranciers voorkomen.

Software Licentie Management is onderdeel van Software Asset Management

Licentiemanagement staat niet op zich, maar is onderdeel van software asset management dat zich richt op beheren en optimaliseren van de aankoop, de uitrol, het onderhoud, het gebruik en de verwijdering van software binnen een organisatie.

De verschillende soorten softwarelicenties & abonnementen

Een overzicht van de verschillende licentiesoorten is belangrijk om het vraagstuk van software licentie management compleet en helder voor u te maken. Want er zijn nogal wat verschillende licentiesoorten en het is essentieel dat u de meest voorkomende herkent in licentiecontracten, systemen en aanbiedingen.

De benamingen verschillen soms per leveranciers, maar dit zijn de meest voorkomende licentiesoorten:

• Per device of CPU.
  Eenmalige aanschaf die alleen bedoeld is voor één werkstation. Dit kan zowel een eindgebruiker zijn als ook een device die bijvoorbeeld een automatische gegevenskoppeling tussen twee systemen verzorgt.
• Per gebruiker.
  Eenmalige aanschaf die zich beperkt tot een specifieke gebruiker die de licentie wel op verschillende hardware zoals een laptop én een desktop kan gebruiken. De betreffende gebruiker moet inloggen om de licentie te gebruiken.
• Per netwerk.
  Eenmalige aanschaf voor alle machines in een bepaald netwerk.
• Per abonnement.
  Een abonnement met een vervaldatum voor een eindgebruiker of een device waarbij u telkens voor een verlengperiode betaalt.
• General Public License (GPL).
  Een licentie voor software die u zonder aanschaf- of abonnementskosten kunt gebruiken. Ook wel freeware genoemd.
• Database license.
  Kan zowel eenmalige aanschaf als een abonnement betreffen en is bedoeld voor een device zoals een database server. Vooral bij een abonnement is complexiteit van de license een aandachtspunt omdat de license gebaseerd kan zijn op:
  • Het aantal cores/CPUs.
  • Het aantal geïnstalleerde databases.
  • All-you-can-consume.
  • Eventuele fail-over capaciteit.

Waarom u softwarelicenties moet beheren: de voordelen en de noodzaak

De doelen van software licentie beheer zijn al even genoemd, maar toch is het belangrijk om wat uitgebreider te kijken naar de vraag waarom licentiebeheer noodzakelijk is. Want licentiebeheer vraagt tijd van uw organisatie. Dus waarom zou u de moeite doen en de kosten maken om software licentie management toe te passen?

Besparen op ongebruikte licenties die alleen maar geld kosten

Daar zijn meerdere redenen voor. Om te beginnen shelfware. Uit een onderzoek van Gartner blijkt namelijk dat de helft van alle organisaties tot 25 procent aan ongebruikte licenties in huis heeft en daarvoor onnodig betaalt. En een kwart van alle organisaties heeft zelfs tot 50 procent aan deze zogenaamde shelfware op de plank liggen. Waar het alleen maar stof vangt en jaarlijkse vergoedingen kost.

En laten we eerlijk zijn. De kans is reëel dat dit ook voor uw organisatie geldt. Dit is overigens geen schande want de licentiemodellen, contracten en systemen zijn complex. En de portals waar de softwareleveranciers licenties in bijhouden zijn vaak onoverzichtelijk. Hierdoor is het voor u moeilijk om overzicht te krijgen in uw licenties en het gebruik.

Dus is het zeker geen schande als u ook shelfware heeft. Maar wel zonde. En met effectief software licentie management is shelfware prima te voorkomen.

Lees ook ons blog bericht hoe u op SaaS licenties kunt besparen, terwijl IT-kosten stijgen.

Stijgende IT kosten beperken

Naast shelfware is er ook een reële kans dat u te veel betaalt voor de licenties die u nodig hebt en gebruikt. Want u koopt uw licenties meestal niet rechtstreeks van softwareleveranciers als SAP en Microsoft, maar vaak via tussenpartijen. En deze tussenpartijen ontvangen meer geld naarmate zij u uitgebreidere en daardoor duurdere licenties verkopen.

Als voorbeeld komen we nog even terug op de inkoopmedewerker: zij werkt met een SAP-licentie waarmee ze ook toegang heeft tot systemen die ze in de praktijk nooit gebruikt. Met een beperkte en goedkopere licentie kan ze ook prima haar werk doen.

Met de besparingen die u daarmee bereikt, kunt u de stijgende IT kosten beperken en dat is zeer welkom in tijden waarin de kosten zo snel stijgen dat de inflatie tot recordhoogte stijgt.

Alleen al de afgelopen drie jaar zijn de uitgaven voor software jaarlijks met gemiddeld 11,3 procent gestegen. En op dit moment is er geen enkele reden om te verwachten dat dit op korte termijn minder gaat worden. Alle reden dus voor u om met software licentie management de stijgende IT kosten binnen de perken te houden.

Compliancy borgen en vergroten

Tot zover de voordelen, nu de noodzaak. Al kunt u de voordelen natuurlijk ook als bedrijfseconomische noodzaak zien. Maar er is ook een contractuele en morele noodzaak voor SaaS management. En dat is dat uw organisatie compliant is. Oftewel dat u voldoet aan de regels in het licentiecontract.

Want stel dat u 20 Oracle licenties heeft en door een overname of snelle groei gebruikt u ineens 30 licenties. Maar door de drukte van de overname bent u helemaal vergeten om licenties bij te bestellen. Heel begrijpelijk, maar u bent dan niet meer compliant. En als maatschappelijk verantwoord handelende organisatie wilt u dat natuurlijk wel.

Dan is het belangrijk dat u software licentie management toepast omdat u daarmee borgt dat u altijd compliant bent. En dus altijd verantwoord handelt. Met als extra voordeel dat u zich geen zorgen meer om de jaarlijkse audits van softwareleveranciers hoeft te maken. Want u voldoet permanent aan uw contract en hoeft daardoor niet te vrezen voor nabetalingen of misschien zelfs boetes of een rechtszaak.

Licentiemanagement is simpelweg een must

Als we naar de voordelen en de noodzaak kijken, is het terecht om te zeggen dat softwarelicentiebeheer voor elke organisatie een must is. De vorm waarin en de schaal waarop verschilt uiteraard per organisatie. Daarom kijken we nu naar hoe u uw SaaS licenties optimaal beheert.

Hoe u uw softwarelicenties optimaal beheert

Omdat software licentie management – of software license management –  nauw verweven is met de aard en automatiseringsstrategie van organisaties is er geen one-size-fits-all aanpak. Maar de volgende 3-stappen aanpak voor SaaS management kan iedere organisatie eenvoudig toepassen en naar de eigen situatie aanpassen.

De 3-stappen aanpak

De 3-stappen aanpak is geen eenmalig proces, maar zorgt continu voor optimaal software licentie management in uw organisatie.

Stap 1: Zorg voor inzicht

Alles begint met inzicht. Of anders gezegd: Alles begint met weten wat u aan licenties in huis hebt, hoeveel u daarvan effectief gebruikt en met bepalen hoeveel licenties u precies nodig heeft. Verder is het belangrijk dat u zich verdiept in de licentiemodellen die uw softwareleveranciers bieden zodat u die kunt matchen met uw behoefte.

Stap 2: Optimaliseer uw licenties en bespaar kosten

Op basis van uw licentieoverzicht en behoefte kiest u het licentiemodel dat het beste bij u past. Dus bijvoorbeeld per abonnement of per gebruiker. En met dat model onderhandelt u met de leveranciers en tussenpartijen om de beste voorwaarden tegen de laagste kosten te bedingen.

Daarna realiseert de softwareleverancier uw geoptimaliseerde licenties, abonnementen of applicaties en profiteert u van lagere kosten en bent u volledig compliant.

Stap 3: Bescherm u blijvend

Maar hier stopt het niet. Want uw licentiebehoeften en gebruikersaantallen veranderen – de inkoopmedewerker maakt bijvoorbeeld promotie en zij moet nu ook orders kunnen goedkeuren. Ook in dat soort situaties wilt u uw kosten zo laag mogelijk houden en uw compliance borgen. Daarvoor controleert u periodiek of uw licentiecontract nog steeds optimaal is en u niet te veel betaalt en nog compliant bent. Afhankelijk van de uitkomst stelt u dan uw licentiecontract bij.

Verder veranderen softwareleveranciers van tijd tot tijd hun licentieregels en dan is het belangrijk dat u weer de optimale voorwaarden bedingt en compliant blijft. Of soms komt een softwareleverancier met een nieuw licentiemodel dat voor u voordeliger is.

Best practices en tips

De 3-stappen aanpak dekt een deel van de volgende best practices, maar toch is het goed om de best practices apart te benoemen. Omdat ze voor u essentieel zijn om permanent kosten te besparen en uw compliance te verzekeren.

Zet een goed baseline neer

Effectief en succesvol SaaS management begint met een goede basis. Daarom is het essentieel dat u stap 1 en stap 2 van de aanpak zorgvuldig uitvoert. Want daarmee bespaart u maximaal en legt u het fundament om continu uw kosten laag en uw compliance hoog te houden.

Zorg voor continu monitoren

Uw licentiebehoeften en gebruikersaantallen veranderen, in veel organisaties zelfs dagelijks. Daarom is het belangrijk dat u de vinger aan de pols houdt. Groeit uw organisatie snel? Zorg dan dat u op tijd licenties bijkoopt, maar kijk tegelijkertijd ook of u door grotere aantallen volumekorting kunt krijgen.

Andersom kan natuurlijk ook als u krimpt. Verlaag dan zo snel mogelijk de licenties om kosten te besparen en shelfware te voorkomen.

Let goed op de renewal data

Licentie-abonnementen hebben een vervaldatum en als u vergeet om te verlengen, kunnen uw gebruikers plotseling hun software niet meer gebruiken. Zorg er daarom voor dat u de renewal data goed bijhoudt – liefst geautomatiseerd met tijdige automatische herinneringen.

Schakel een onafhankelijke softwarelicentie-expert in

Als u met software licentie management begint, kunt u zelf alles uitzoeken en regelen. Maar u kunt tijd en geld besparen door een onafhankelijke softwarelicentie-expert in te schakelen. Want een dergelijke expert helpt u vanuit praktijkervaring om uw licentiebeheer optimaal op te zetten.

En verder kennen zij alle ins en out van softwarelicentiesystemen waardoor u verzekerd bent van het contract dat het beste bij u past. Daarnaast hebben licentie-experts ervaring in onderhandelen met softwareleveranciers en tussenpartijen en kennen zij alle hun tactieken waardoor zij voor u de beste voorwaarden tegen de laagste kosten bedingen.

Maar ook als u softwarelicentiemanagement al toepast, kan het interessant zijn om een expert in te schakelen om te kijken of er meer uit uw licentiebeheer te halen is. Of om het beheer volledig over te dragen zodat u ontzorgd bent.

Tot slot

Welke route u ook kiest, met software licentie management hebben uw gebruikers altijd de software die ze nodig hebben, bespaart u kosten en borgt u compliancy. Simpel, snel en flexibel.

Precies zoals u wilt.