Case study: Shared Service Centrum Ons
Softwarelicenties met de beste voorwaarden en de laagste kosten
Ons: “Dankzij Blackbelt XP schalen wij ongebruikte softwarelicenties af en hebben wij altijd de beste licentievorm. En dat legt ons geen windeieren.”
Ons is een Shared Service Centrum en is gevestigd in Zwolle. Zij leveren bedrijfsvoeringsoplossing aan overheidsorganisaties in de regio Zwolle. Zodat zij zich kunnen focussen op een goede dienstverlening richting de samenleving. Dit doen zij op het gebied van ICT, HR en Inkoop & Contractmanagement voor de Provincie Overijssel, Gemeente Zwolle, Gemeente Kampen, Gemeente Zwartewaterland, Gemeente Dalfsen en Gemeente Westerveld.
Met zo’n 200 specialisten staan zij dagelijks voor hun partners en gebruikers klaar. Deze ondersteuning loopt van adviseren bij vraagstukken tot het tijdelijk beschikbaar stellen van specialisten.
Binnen het dienstenpakket voor ICT-ondersteuning verzorgt Ons ook het software licentiemanagement voor bovengenoemde partners voor de contracten en applicaties die in beheer zijn bij Ons. En voor het licentiemanagement van Microsoft software schakelt Ons Blackbelt XP in.
“Ik heb daarvoor twee redenen: ten eerste helpt Blackbelt door de juiste informatie te verzamelen, kritische vragen over gebruik te stellen en de True-up sheet correct met ons in te vullen. En ten tweede onderhandelen zij namens ons met de LSP en Microsoft. Dat doet Blackbelt alleen vanuit ons belang niet vanuit hun eigen belang.” – Jan Timmerman.
Uitdaging: continu het efficiëntste licentiemodel tegen de laagste kosten
Ook gemeenten en overheden proberen hun kosten zo laag mogelijk te houden en daarbij kijken ze scherp naar hun software-uitgaven. “Elk jaar dienen we bij Microsoft een zogenaamde True-up in waarbij je in het kader van de Enterprise Subscription Agreement, de ESA, aangeeft of je meer of minder licenties bent gaan gebruiken,” legt Jan uit. “En ieder jaar merken we dat de regels en voorwaarden van de ESA complexer worden. Wij hebben wel basiskennis, maar niet de expert knowhow om dan telkens het efficiëntste licentiemodel tegen de laagste kosten te kiezen.”
Daar liggen dus kansen voor gemeenten en overheden om te besparen.
Gevolgen: onnodige kosten door ongebruikte licenties
Verder toont een Gartner onderzoek uit 2020 aan dat de helft van alle organisaties tot 25 procent aan ongebruikte softwarelicenties in huis heeft. En een kwart heeft zelfs tot 50 procent aan deze zogenaamde shelfware op de plank liggen en betaalt daar onnodig voor.
En gemeenten en overheden zijn daar geen uitzondering op. “Omdat wij geen expertkennis van licenties hebben, is het voor ons bijna onmogelijk om bij de jaarlijkse True up een goed onderbouwde verantwoording af te leggen. En de juiste keuzes te maken.”
“Wij krijgen ook advies van Blackbelt over het rechtmatig inzetten van de Microsoft-oplossingen en voldoen daardoor makkelijker aan de contractregels en -voorwaarden.”
Oplossing: onafhankelijke ondersteuning door een softwarelicentie-expert
In de cloud en software as a service (SaaS) wereld zijn licentiemodellen, contracten en voorwaarden complex. En de portals waarmee softwareleveranciers inzicht geven in aangeschafte licenties en het gebruik daarvan zijn vaak onoverzichtelijk en complex.
Een onafhankelijke softwarelicentie-expert biedt dan uitkomst want deze geeft helder inzicht en kent alle ins en outs van licenties. Verder hebben zij uitgebreide ervaring in onderhandelen met softwareleveranciers en tussenpartijen en kennen al hun tactieken.
Jan Timmerman is al sinds jaar en dag een groot voorstander van om zich bij licentiemanagement vraagstukken te laten ondersteunen door een onafhankelijke expert zoals Blackbelt XP. “Ik heb daarvoor twee redenen: ten eerste helpt Blackbelt door de juiste informatie te verzamelen, kritische vragen over gebruik te stellen en de True-up sheet correct met ons in te vullen. En ten tweede onderhandelen zij namens ons met de LSP en Microsoft. Dat doet Blackbelt alleen vanuit ons belang, niet vanuit hun eigen belang.”
Verder ziet Ons nog dit voordeel van Blackbelt XP: “wij krijgen ook advies van Blackbelt over het rechtmatig inzetten van de Microsoft-oplossingen en voldoen daardoor makkelijker aan de contractregels en -voorwaarden.”
Aan de contractregels voldoen betekent dat een organisatie compliant is. Dat is in het kader van maatschappelijk verantwoord handelen voor iedere organisatie belangrijk, maar door onze publieke taak en voorbeeldrol zo mogelijk nog belangrijker voor gemeenten en overheden.
Resultaat: softwarelicenties met de beste voorwaarden en de laagste kosten
Door de samenwerking met Blackbelt XP zijn de klanten van Ons nu permanent verzekerd van:
✅ het efficiëntste licentiemodel.
✅ de beste licentievoorwaarden.
✅ de laagste licentiekosten.
✅ maximale en verzekerde compliance.
“Dankzij Blackbelt XP kunnen wij ons met een gerust hart verantwoorden aan onze partners. Want zij zijn verzekerd van het maximale resultaat. Blackbelt realiseert dat voor ze door bijvoorbeeld ongebruikte licenties af te schalen, overtallige te verkopen, een beter passende licentievorm te kiezen of door tweedehands licenties in te zetten,’’ besluit Jan.
Verder vindt Ons de samenwerking met Blackbelt XP heel prettig: “het proces van Blackbelt verloopt volgens een vast stramien en dat is prettig omdat je precies weet waar je aan toe bent. Het contact met de experts en onze mensen is prettig en na jaren samenwerken leer je elkaar goed kennen.”
Over Ons
Als Shared Service Centrum zijn wij een geïntegreerd onderdeel van onze partners. Zo kunnen wij kennis, middelen en mensen met elkaar verbinden en de beste dienstverlening bieden! Wij bieden onze partners voorsprong door drie diensten aan te bieden: ICT, HR en Inkoop & Contractmanagement Meer weten? Kijk op www.ssc-ons.nl.
Ook licenties met de beste voorwaarden en laagste prijs?
Blackbelt XP kan u helpen!