Case study: GGZ Friesland
Een besparing van 28K op licenties dankzij Blackbelt XP
GGZ Friesland: “Dankzij Blackbelt een besparing van 28K op licenties.”
GGZ Friesland biedt professionele hulp aan mensen met ernstige psychiatrische problemen en helpt jaarlijks zo’n 12.000 mensen op twaalf verschillende locaties, verspreid over de provincie Friesland.
“Blackbelt XP heeft ons geholpen met de verkoop van ongebruikte Microsoft licenties en dat leverde 28.000 euro op,” stelt Fabian Hofstede die bij GGZ Friesland zowel Coördinator IT-operation en Servicedesk als Security en Privacy Officer is. “En dat is een leuk bedrag waar we weer nuttige dingen mee kunnen doen.”
Blackbelt XP ondersteunt GGZ Friesland bij het beheer van Microsoft licenties: “Sinds vorig jaar vallen we onder het Tech for Social Impact programma van Microsoft dat speciaal voor non-profit organisaties bedoeld is.”
“Andere partijen willen altijd wat verkopen. Want die hebben een eigen belang omdat ze grote partijen Microsoft licenties hebben ingekocht. En die willen ze verkopen om hun product succesvol te maken. Maar dat willen wij niet. Wij willen gewoon onafhankelijk advies over mogelijke scenario’s.” – Fabian Hofstede.
Uitdaging: compliant zijn, maar alleen betalen voor wat we nodig hebben
“Wij werken om drie redenen samen met Blackbelt XP,” geeft Fabian aan. “Ten eerste willen we wat betreft softwarelicenties compliant zijn. Want Microsoft controleert niet vaak, maar als je controle krijgt en je licenties kloppen niet, dan heb je een groot probleem. Ten tweede willen we alleen betalen voor licenties die we echt nodig hebben. Zorgorganisaties moeten natuurlijk zorgvuldig omgaan met hun financiële middelen. En tenslotte willen we graag ruggespraak met een licentie-expert om de beste onderhandelingspositie te hebben bij het opstellen van softwarecontracten.”
Voor Fabian is het belangrijk dat licentieadvies onafhankelijk is: “Andere partijen willen altijd wat verkopen. Want die hebben een eigen belang omdat ze grote partijen Microsoft licenties hebben ingekocht. En die willen ze verkopen om hun product succesvol te maken. Maar dat willen wij niet. Wij willen gewoon onafhankelijk advies over mogelijke scenario’s.”
Dit is ook de reden waarom GGZ Friesland heeft gekozen voor een langdurige relatie met Blackbelt XP. We kunnen op deze manier continuïteit waarborgen. Met een andere partij weet je nooit precies wat je aan ze hebt. De dienstverlening van Blackbelt XP gaat verder dan de voordeur.
Gevolgen: focus op welke licenties we hebben en gebruiken
Sinds GGZ Friesland onder het non-profit programma van Microsoft valt, is advies voor de beste onderhandelingspositie minder belangrijk geworden omdat de kortingen nu vast staan. “Daarom ligt onze focus op dit moment op welke licenties we precies in huis hebben en wat we daarvan gebruiken. Dus op de aantallen en of we niet te veel of te uitgebreide licenties hebben.”
“Blackbelt XP signaleerde die mogelijkheid tijdig en dat is belangrijk want hoe langer je wacht, hoe minder de licenties nog waard zijn.”
Oplossing: Inzicht in wat we nodig hebben en verkopen overbodige licenties
Ondanks dat licentiebeheer en optimalisatie heel belangrijk is voor GGZ Friesland, overweegt men niet om een eigen specialist in dienst te nemen: “Als je dat doet, heb je iemand die kennis heeft van iets, maar je wilt kennis van alles. En een partij als Blackbelt XP heeft dat.”
Verder werkt GGZ Friesland met een ‘cloud first’-beleid en dat roept de nodige vragen op over wat in specifieke situaties nodig is. “Wij hebben dan behoefte aan duiding. Bijvoorbeeld als een server virtueel draait: welke licenties hebben we dan nodig? Of: wat is vereist als we via Microsoft producten connecten met andere systemen? Zulke vragen beantwoordt Blackbelt XP voor ons en daar hebben we echt wat aan.”
Wat betreft aantallen en het gebruik, monitort GGZ Friesland de licenties zelf en adviseert Blackbelt XP bijvoorbeeld over de verkoop van overtollige licenties. “Maar in de toekomst willen we continu monitoren welke licenties we hebben en gebruiken. En dan in de vorm van een dashboard zodat we het hele plaatje hebben.”
Resultaat: Overtollige licenties voor 28K verkocht en compliant
Blackbelt XP werkt aan zo’n dashboard en heeft inmiddels een eerste versie die nog verder verfijnd wordt.
Verder hielp Blackbelt XP GGZ Friesland om overtollige Microsoft-licenties te verkopen en dat leverde GGZ Friesland zo’n 28.000 euro op. “Blackbelt XP signaleerde die mogelijkheid tijdig en dat is belangrijk want hoe langer je wacht, hoe minder de licenties nog waard zijn.”
Daarnaast borgt GGZ Friesland compliancy dankzij het eigen inzicht in de licenties en de ondersteuning en kennis van Blackbelt XP: “En dat is belangrijk voor ons,” geeft Fabian aan, “want ik kan me voorstellen dat Microsoft anders denkt: we hebben jullie in een soort goede doelen situatie gezet en dan nemen jullie toch verkeerde licenties af. En dat willen wij uiteraard niet.”
Over GGZ Friesland
GGZ Friesland biedt professionele hulp aan mensen met ernstige psychiatrische problemen en helpt jaarlijks zo’n 12.000 mensen op twaalf verschillende locaties, verspreid over de provincie Friesland.
Alleen betalen voor uw werkelijke verbruik?
Blackbelt XP kan u helpen!