Optimaliseer uw onderhandelingsproces voor Software Contract Renewals

Een belangrijk onderdeel van het beheer van software voor uw organisatie is het onderhandelen over contractverlengingen. Dat kan lastig zijn, want de verkeerde keuzes kunnen uw bedrijf onnodig veel geld kosten. Lees verder om te leren wat u moet doen vóór de contractverlenging en hoe u het beste software contract kunt onderhandelen.

Succesvol proces voor uw onderhandeling bij contract renewals

Lees verder voor een multi-vendor strategie voor succesvolle onderhandelingen over softwarecontracten.

Voorbereiden op de onderhandelingen

Zorg er eerst voor dat u het huidige contract begrijpt.

Contracteigenaar. Wie binnen uw organisatie is de contracteigenaar? Die persoon moet betrokken worden bij de besluitvorming en het onderhandelingsproces.
Verlengingsdata. Het bijhouden van de data klinkt misschien voor de hand liggend, maar het is gemakkelijk om er een over het hoofd te zien, en dat kan u in een nadelige positie brengen. Zorg ervoor dat u genoeg tijd heeft om uw opties volledig te evalueren voor de verlengingsdatum.
Automatische verlenging. Laat u niet verrassen door onverwachte automatische verlengingen. 69% van de softwarecontracten heeft een automatische verlengingsclausule en een opzegtermijn tussen 30 en 90 dagen. Wees u ervan bewust dat de vernieuwingstermijn langer of korter kan zijn dan de oorspronkelijke contractperiode. Maar maak u geen zorgen; u kunt uw contract opzeggen voordat het automatisch wordt verlengd.
Opzegtermijn. Dit is de tijd waarbinnen u het contract kunt aanpassen of annuleren. De termijnen variëren – 30 of 90 dagen zijn gebruikelijk – maar als u de termijn mist, mist u uw kans om wijzigingen aan te brengen.

Ga vervolgens na hoe de software in uw organisatie wordt gebruikt.

Meningen van gebruikers. Wat vinden de gebruikers van de software van het programma? Zijn er functies die hen afremmen of die moeten worden toegevoegd? Het verzamelen van deze informatie dient twee doelen: 1) om u te helpen beslissen of u verlengt of op zoek gaat naar een nieuwe toepassing, en 2) om redenen te vinden om kritisch te zijn en misschien de verkoper te overtuigen om de verlengingsprijs te verlagen.
Gebruik. Gebruikt uw team alle programma’s en licenties waarvoor u betaalt? Zo niet, wellicht gooit u onverhoopt geld weg terwijl dit is te voorkomen en lees hier verder wat eraan is te doen!
Overlap. Betaalt u voor meerdere tools die dezelfde dingen doen? Soms gebruiken verschillende afdelingen verschillende software voor dezelfde doeleinden, wat u geld kost en de complexiteit vergroot. Stroomlijn uw software-uitgaven door overbodige producten te schrappen.

Kijk nu eens naar de leveranciers die u gebruikt

Meerdere contracten met één leverancier. Als u meerdere contracten met dezelfde partij heeft, kunt u deze misschien consolideren en een betere prijs bedingen.
Benchmarkgegevens. Hoe weet u of u de beste deal krijgt? Gebruik benchmarkgegevens om te zien hoe uw contractvoorwaarden en prijzen zich verhouden tot die van andere gebruikers in uw bedrijfstak.
Einddatum boekjaar. Kent u de einddata van de boekjaren van uw leveranciers? Misschien kunt u vlak voor het einde van hun boekjaar een betere deal sluiten of een grotere korting bedingen.

Wees een slimme onderhandelaar

Nu u alle details bij de hand hebt, is het tijd om na te denken over de onderhandeling zelf. Een slimme onderhandelaar zal:

Vragen naar meerdere prijsopties. Hoe verandert de prijs bij een contractduur van één, drie of vijf jaar?
Onderhandelen over de prijs voor contractuitbreidingen. Stel dat uw team een softwarepakket wil gebruiken met een catalogusprijs van €10 maar dat de verkoper akkoord gaat met een volumekorting van €5 per licentie. Als u meer gebruikers wilt toevoegen voordat het contract afloopt, betaalt u dan €10 of €5 voor elke nieuwe licentie?
Luister naar wat de verkoper niet zegt. Probeer een idee te krijgen van hoe ver de verkoper zal gaan om uw bedrijf te behouden. Als u bijvoorbeeld een idee heeft van hun prijsbodem, dan weet u hoe hard u kunt pushen om de kosten te verlagen.

Hoe Blackbelt XP kan helpen

Onze specialisten staan klaar om u te helpen uw software contracten te optimaliseren en de beste functies voor de laagste prijs te krijgen. Zodra we met u hebben samengewerkt om inzicht te krijgen in uw huidige situatie, kunnen we een roadmap ontwikkelen en het ideale contract ontwerpen met de door u gewenste voorwaarden en condities. Vervolgens onderhandelen we samen over uw contracten. Het is heel eenvoudig!

U kunt vertrouwen op onze kennis, ervaring en onafhankelijke positie om voor u de beste contractvoorwaarden te bedingen. Wilt u meer weten? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.